Как оптимизировать работу бухгалтерии

Бухгалтерия - участок производства, который работает с документами. Эти документы отражают факты хозяйственной деятельности предприятия и представляются в бухгалтерию другими подразделениями. Поэтому от правильности оформления поданных документов и от того, с какой оперативностью представляются документы, зависит работа бухгалтерской службы. Основная задача главного бухгалтера состоит в том, чтобы заставить другие подразделения представлять необходимые документы и отчеты вовремя.

Для этих целей главный бухгалтер разрабатывает и представляет на утверждение руководителю компании график документооборота. График документа должен способствовать улучшению учетной работы. Он может быть оформлен в виде схемы или в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке первичных документов, представляемых каждым подразделением. Необходимо обозначить конкретных исполнителей и сроки выполнения работ, можно также воспользоваться услугами интернет бухгалтерия, которая в последнее время стремительно набирает обороты.

Ответственность за исполнение графика, а значит и за качество представляемых документов, несут лица, создавшие и утвердившие первичные документы. График документооборота необходимо неукоснительно исполнять всем без исключения ответственным лицам.

Другое, на что необходимо обратить внимание работникам бухгалтерии, - четкое планирование поставленных задач, оптимальное распределение обязанностей между персоналом бухгалтерской службы. Обязанности необходимо закрепить в должностных инструкциях. Каждый сотрудник должен знать что он должен делать, какие отчеты и в какие сроки представлять. Необходимо выделить самостоятельные участки учета - расчеты с рабочими и служащими, реализация, расчеты с покупателями, расчеты с поставщиками, банк, касса - и закрепить за каждым из них сотрудника бухгалтерской службы. Не лишним будет периодически менять сотрудников местами.

Взаимозаменяемость - очень важное качество сотрудников бухгалтерской службы.

Введите должность заместителя главного бухгалтера, который будет проверять работу линейных бухгалтеров.

Для обеспечения нормальной работы бухгалтерии желательно описать распорядок рабочего дня бухгалтерской службы. Целесообразно установить часы приема сотрудников по производственным и личным вопросам. Часть рабочего времени (преимущественно с утра до обеда) бухгалтерской службе необходимо проводить в тишине, не отвлекаясь на разговоры, ответы на вопросы и прочее.

При организации бухгалтерского учета на предприятии необходимо учитывать необходимость повышения профессионального уровня специалистов бухгалтерской службы. Руководителям не рекомендуется экономить:

·        на стоимости обновлений бухгалтерских программ,

·        на стоимости правовых программ,

·        на стоимости семинаров и курсов повышения квалификации.

И уж совсем нецелесообразно экономить на ежегодной аудиторской проверке. Выявить и своевременно устранить недостатки бухгалтерской службы и других подразделений компании можно только располагая объективной информацией. Аудит призван подтвердить, что информация, содержащаяся в отчетности, достоверна.

И еще одно важное правило. Не стоит обременять бухгалтерию несвойственными ей функциями:

·        оформление и составление договоров со сторонними организациями,

·        подготовка и проверка табелей учета рабочего времени,

·        подготовка документации, не связанной с бухгалтерском учетом,

·        ведение кадрового учета и делопроизводства,

·        ведение материального учета и составление производственных отчетов,

·        проведение маркетинговых исследований кредитных учреждений и лизинговых компаний,

·        проведение финансового анализа.

Несколько слов о количественном составе бухгалтерской службы.

Если сотрудники бухгалтерии постоянно задерживаются, выходят на работу в выходные дни, проанализируйте, что не так?

·        Возможно, объем учетной работы вырос настолько, что необходимы еще работники?

·        Возможно, нужно автоматизировать часть учетных процессов?

·        Возможно, что квалификация специалистов низкая, они по несколько раз делают и переделывают свою работу.

В любом случае, поговорите с персоналом, прежде чем принимать какое-либо решение.

И в заключении, мотивируйте работников бухгалтерской службы и справедливо поощряйте их материально. Каждый должен быть уверен, что стоимость его труда зависит от качества его работы. Это самым положительным образом отразится на производительности труда.

Желаем успехов.

Работа и карьера 08.01.2015 992

Когда и как ставить зимнюю резину

Смена летних шин на зимние давно уже превратилась из жизненной необходимости в сложный ритуал.

Как приклеить зеркало на шкаф?

Один и тот же интерьер на протяжении долгих лет начинает надоедать даже самым ярым консерваторам.

Что такое евроремонт?

Держу пари, каждый человек, хотя раз в своей жизни слышал такое понятие, как «евроремонт».

Выбираем контактные линзы

Контактные линзы - самое популярное средство коррекции зрения на сегодняшний день, доступное практически каждому.

Как выбрать вещь из кашемира и правильно за ней ухаживать?

Кашемировые свитера классические, элегантные и очень мягкие.